Что такое электронный документооборот и как он работает.

Условия современного мира требуют от компаний всё большей скорости и эффективности ведения бизнеса. Одним из способов ускорения и оптимизации процессов является переход на электронный документооборот (ЭДО). В России эта тенденция набирает обороты.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи”.

С 1 марта 2023 года, в соответствии с ч. 8 ст. 22.1 Трудового Кодекса РФ, введены единые требования к составу и формам электронных документов (Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н). По новым правилам работодатель теперь может принимать решение о ведении электронного документооборота без необходимости дублирования документов на бумаге. То есть создание, подписание и хранение документов можно осуществлять исключительно в электронном формате. Требования Минтруда распространяются на список из 122 документов.

С 2023 года все бюджетные организации, согласно Российского законодательства, были обязаны перейти на электронный документооборот. Это означает, что все документы будут обрабатываться и храниться в электронном виде.

Обязательство вступило в силу 1 января 2023 года (Приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н, Приказ Минфина 15.04.2021 № 61н).

На сегодняшний день уже многие и коммерческие организации перешли на электронный оборот бухгалтерскими документами, из-за множества плюсов.

Мы же со всеми контрагентами кроме членов начали электронный оборот документацией еще в 2022 году.

А со второго полугодия 2023года наше СРО также запланировало начать процесс организации по переходу на электронный бухгалтерский документооборот с организациями-членами нашего Союза. Только не полностью, а по некоторым бухгалтерским документам таким как счета на оплату и акты сверок расчетов.

Для тех организаций, которые еще не начали пользоваться электронным документооборотом, сообщаем:

Этот процесс ускоряет и упрощает передачу документов.

• Меньше рутинной работы — снижается количество ошибок и потерь времени при оформлении документов.
• Документы в электронном виде не потеряются — их не придется выставлять заново.
• Конфиденциальная информация в безопасности — документы передаются по защищенным каналам связи.
• Уменьшаются расходы — на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов и содержание архива.

Схема работы тоже простая:

1. Отправитель создает документ, подписывает своей ЭП и отправляет контрагенту. Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться. Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину.
2. Отправитель получает обратно уже подписанный контрагентом экземпляр.     Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо генерирует новый электронный документ.

Для обмена электронными файлами участники процесса должны:

1. Иметь квалифицированную электронную подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности, участия в госзакупках и других видах торгов;
2. Подключиться к оператору данных;
3. Внедрить систему электронного документооборота.

Электронные документы, заверенные электронной подписью (далее – ЭП) уполномоченных лиц, юридически эквивалентны документам на бумажных носителях, заверенным соответствующими подписями и оттиском печатей Сторон.

Наше СРО работает через СБИС — это программа по автоматизации электронного документооборота (расшифровывается как “Система Бухгалтерской И Складской отчетности”), разработанная компанией Тензор.

Наши члены могут обратиться в эту же организацию для подключения к оператору и получать от нас бухгалтерские докуметы, а также подписавать их и отправлять нам обратно.

Специалисты СБИС помогут подключиться, настроить бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, и будут консультировать вас на протяжении всего времени работы. В СБИС можно пользоваться без дополнительных настроек. Эти операции делаются без оплаты.

СБИС также гарантирует хранение всех документов в электронном хранилище до 5 лет. Параллельно, при желании, документы можно распечатывать и хранить их дополнительно в бумажном виде. Но надо помнить, что при этом электронный документ, распечатанный на бумажном носителе, будет считаться не оригиналом, а копией.

Через других операторов также можно с нами работать, т.к. все операторы находятся в роуминге.

Электронные документы, заверенные электронной подписью (далее – ЭП) уполномоченных лиц, юридически эквивалентны документам на бумажных носителях, заверенным соответствующими подписями и оттиском печатей Сторон.

Для того, чтобы ЭДО приобрел юридическую значимость внутри организации необходимо подготовить ряд документов. Такими документами могут быть:

• положение об электронной подписи, в котором было бы разъяснено, что такое простая электронная подпись, что такое квалифицированная электронная подпись, ответственность;
• приказы и доверенности о полномочиях и наделении конкретных работников правом подписи тех или иных документов;
• учетная политика, которая содержит перечень применяемых электронных документов;

Как понять, что пора переходить на ЭДО

• Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.
• В спорной ситуации вы легко найдете не просто карточку документа, но и подписанные оригиналы, и даже скан-копии бумажных документов.
• Вы понимаете, на ком зависло подписание, так как видите всю цепочку согласования документа.
• Вы видите, какие из выставленных документов подписаны контрагентами, а какие — нет.
• По запросу ФНС вы быстро отберете и отправите документы по конкретному контрагенту за определенный период.